Angesichts des hohen Anrufaufkommens und der umfangreichen Dokumentation – fast 1.000 PDF-Dateien – brauchten die Agenten durchschnittlich zwei bis drei Minuten, um Antworten auf Kundenfragen zu finden. „[Erstens] muss der Agent über die nötige Erfahrung verfügen, um zu wissen, welches Dokument er lesen muss – das können sechs bis acht Dokumente sein“, erklärt Raam Govind, Engagement Manager bei Tiger Analytics. „Sie müssen den Kunden in die Warteschleife setzen, das richtige Dokument lesen und können ihm erst dann antworten.“
Obwohl die Wissensdatenbank voller Informationen war, war das ursprüngliche Tool für grundlegendere Suchfunktionen konzipiert – was Auswirkungen auf die Genauigkeit der Antworten hatte. „In der Vergangenheit war es unser Hauptziel, Informationen zu erhalten, und Effizienz stand dabei nicht im Fokus. Allein die Möglichkeit, auf Informationen zugreifen zu können, wurde als großer Erfolg betrachtet“, so Fajardo. „Wenn der Suchbegriff jedoch in keinem der verfügbaren Materialien enthalten war, konnte das Tool keine hilfreichen Informationen bereitstellen.“
Um den Agenten und Kunden der Fluggesellschaft ein besseres Erlebnis zu bieten, benötigte Inspiro ein robusteres Tool, um sowohl die Effizienz als auch die Genauigkeit des Support- und Reservierungsprozesses zu verbessern.