Con un gran volumen de llamadas y una cantidad significativa de documentación para buscar (casi 1000 archivos PDF), los agentes demoraban entre dos y tres minutos en promedio en tratar de encontrar respuesta a las preguntas de los clientes. “[Primero], el agente tiene que tener la experiencia necesaria para saber qué documento tiene que leer, y esto puede incluir seis a ocho documentos”, señaló Raam Govind, director de contacto de Tiger Analytics. “Luego tienen que poner al cliente en espera, leer el documento correcto y responder al cliente”.
Aunque la base de conocimiento estaba llena de información, la herramienta inicial se creó para funciones de búsqueda más básicas, lo cual afectaba a la exactitud de las respuestas. “En el pasado, nos interesaba obtener la información, y la eficiencia no era tema. El mero hecho de poder acceder a la información fue considerado un logro enorme”, reflexionó Fajardo. “Sin embargo, si el término de búsqueda no se encontraba en ninguno de los materiales disponibles, la herramienta no podía entregar ninguna información útil”.
Para ofrecer una mejor experiencia a los agentes y los clientes de la aerolínea, Inspiro necesitaba una herramienta más robusta para mejorar tanto la eficiencia como la precisión del proceso de soporte técnico y reservas.